Соглашение об обработке данных

1. Стороны и сфера

Это соглашение заключается между компанией, владеющей аккаунтом HR Suite (ответственное лицо, «вы»), и findjobs.ge (обработчик, «мы»). Оно часть условий обслуживания HR Suite и применяется ко всем персональным данным, которые вы храните в системе о сотрудниках, кандидатах, подрядчиках, бухгалтерах и других связанных с компанией людях («записи»). Оно заключается принятием условий.

2. Предмет, срок, характер и цель

Мы обрабатываем записи в течение срока условий обслуживания исключительно для предоставления вам функций системы: хранение и отображение записей, расчёт зарплаты, отпусков и расчётов, подготовка файлов, ведение журналов, резервные копии и отправка настроенных вами уведомлений. Категории данных и субъектов — в разделе 5 политики конфиденциальности HR Suite.

3. Ваши указания

Ваши документированные указания — функции системы, как вы ими пользуетесь, ваши настройки и письменные указания на info@findjobs.ge. Мы сообщим, если указание, по нашему мнению, нарушает закон. Мы не обрабатываем записи в своих целях.

4. Конфиденциальность

Все, кому мы разрешаем обрабатывать записи, связаны конфиденциальностью. Наши сотрудники открывают записи компании только когда владелец предоставляет доступ поддержки из системы, на предоставленное время, и каждый такой просмотр записывается в журнал доступа.

5. Безопасность

Мы применяем меры из приложения о безопасности ниже и поддерживаем их актуальными. Мы принимаем меры, ожидаемые от обработчика с учётом риска: шифрование при хранении и передаче, контроль доступа, журналирование, резервные копии и тестирование.

6. Субпроцессоры

Вы уполномочиваете субпроцессоров, перечисленных на hr.findjobs.ge/hr/legal/subprocessors. Мы связываем каждого обязанностями по защите данных не слабее этих. О добавлении или замене мы объявляем по почте не менее чем за тридцать дней до вступления в силу; вы можете возразить в этот срок, и если мы не разрешим возражение, вы можете прекратить условия обслуживания без санкций за оставшийся период.

7. Помощь с правами и обязанностями

Мы помогаем вам отвечать на запросы субъектов данных (доступ, исправление, удаление, экспорт) собственными инструментами системы и, где их недостаточно, письменной помощью. Мы помогаем с оценками воздействия на защиту данных и консультациями с надзорным органом в пределах доступной нам информации.

8. Утечки

Мы сообщаем владельцу аккаунта об утечке персональных данных, затрагивающей записи, без неоправданной задержки и не позднее семидесяти двух часов после того, как узнали о ней, с тем, что знаем, вероятными последствиями и принятыми мерами, и держим вас в курсе по мере выяснения.

9. Удаление и возврат

Вы можете экспортировать записи в любой момент. По окончании условий обслуживания мы храним записи в архиве с возможностью экспорта двенадцать месяцев, затем удаляем или обезличиваем, если закон не требует хранить дольше. Вы можете запросить удаление раньше.

10. Аудит

Мы предоставляем информацию, необходимую для подтверждения соответствия: это соглашение, приложение о безопасности, список субпроцессоров и письменные ответы на разумные вопросы в течение двадцати рабочих дней. Выездной аудит может быть согласован раз в год, за ваш счёт, с уведомлением за тридцать дней, в рабочее время, аудитором, связанным конфиденциальностью.

11. Передача

Записи хранятся в базе данных во Франкфурте и могут обрабатываться в сети Cloudflare и перечисленными субпроцессорами в Евросоюзе и США по их стандартным договорным положениям, как указано в списке субпроцессоров.

12. Ответственность и право

Ответственность по этому соглашению следует разделу 12 условий обслуживания HR Suite. Применяется право Грузии; грузинский текст имеет приоритет.

Приложение: технические и организационные меры

Шифрование: TLS для каждого соединения; AES-256-GCM при хранении документов, личных номеров, банковских счетов и адресов, ключ только на сервере.

Доступ: вход по одноразовому коду или ссылке плюс обязательный второй замок (пасскей или аутентификатор); роли (владелец, менеджер, рекрутер, бухгалтер, сотрудник), видящие только нужное роли; рекрутеры видят только свои вакансии; сессии истекают и могут быть завершены владельцем.

Журналирование: журнал доступа к каждому просмотру приватного поля, читаемый владельцем и не редактируемый никем; лог каждого API-вызова; серверные логи девяносто дней.

Инфраструктура: Cloudflare Workers с базой данных во Франкфурте; наблюдатель, проверяющий сервис каждые несколько минут и оповещающий оператора о сбое; зашифрованные резервные копии дважды в день.

Хранение: пока аккаунт открыт, ничего не удаляется; ушедшие архивируются; демо-компании стираются через четырнадцать дней.

Люди: наши сотрудники открывают записи только по ограниченному по времени разрешению владельца на доступ поддержки, и каждый просмотр логируется.